STRUCTURE ORGANISATIONNELLE DE BEST

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STRUCTURE ORGANISATIONNELLE DE BEST

 Introduction

 Lorsque l’ensemble des postes est déterminé en termes de spécialisation, de formalisation, de formation et de socialisation, deux questions évidentes se posent à l’organisation :

  • Comment faut-il regrouper ces postes de travail pour former des unités ?
  • Quelle doit être la dimension des unités ?

Le regroupement en unités est la base de système d’autorité formelle et de la hiérarchie de l’organisation.

Sans procéder au développement des notions d’économie, il est important de dire qu’il existe six bases de regroupement des unités. Il s’agit du regroupement par/en :

  • Spécialité
  • processus de travail et par fonction ;
  • fonction du moment ;
  • produit ;
  • clientèle ;
  • localisation ou sur base géographique.

L’économie de cette présentation concerne surtout les trois premiers regroupements auxquels BEST a besoin à ce jour, notamment : la spécialité, le processus de travail et par fonction ainsi que la fonction du moment ;

Elle concerne surtout les responsabilités des membres de l’équipe de direction de BEST, la chaîne de commandement et l’organigramme de l’organisation.

Ce travail a pour but d’accroitre la qualité de prestation des membres du bureau de direction de BEST.

Ses objectifs spécifiques sont les suivantes :

1) définir les responsabilités de chaque membre de l’équipe de direction du BEST;

2) d’éviter le cumule de fonction par certains membres de l’équipe exécutive du BEST;

3) définir la chaîne de commandement des différents services de la direction du BEST;

4) faciliter à l’organisation à faire le travail en temps réel.

  1. Responsabilités du personnel de BEST

 Tâches de la Direction

 Assurer la gestion quotidienne de l’organisation ;

  • Approuver les propositions de finance et du programme pendant la planification, l’exécution et le suivi-évaluation du projet ;
  • Corriger les rapports des activités présentés par le chargé de programme et/ou le Chargé de Suivi et Evaluation et les soumettre auprès des partenaires ;
  • Corriger les projets présentés par le chargé de programme e/ou le Chargé de Suivi et Evaluation et les soumettre auprès des bailleurs des fonds ;
  • Contribuer à la mobilisation des fonds auprès des partenaires nationaux et internationaux
  • Renforcer la synergie de l’organisation avec d’autres organisation qui travaillent sur les thématiques de BEST;
  • Représenter l’organisation auprès des partenaires ;
  • Evaluer les prestations du personnel et les soumettre au conseil d’administration pour appréciation ;
  • Proposer des alternatives pour le développement institutionnel et organisationnel du BEST;
  • Proposer des innovations pour permettre au conseil d’ajuster la mission ou de donner des nouvelles orientations capables de pérenniser les acquis du développement organisationnel du BEST;
  • Répondre aux questions des bailleurs et d’autres partenaires ;
  • Convoquer les réunions du staff dirigeant ;
  • Analyser les problèmes des différents services du BEST;
  • Etre capable de travailler sous pression ;
  1. Tâches du chargé de programme

 Superviser la planification, la structure, l’évaluation et la production des comptes rendus des activités du projet.

  • Créer, mettre en œuvre, évaluer et réviser les plans de travail et les chronogrammes des activités du projet, et assurer l’allocation appropriée des ressources,
  • Soumettre les états de besoin du programme au chargé d’Administration et Finance
  • Jouer un rôle central dans la planification, la revue et l’évaluation du projet ;
  • Coordonner la rédaction des rapports techniques officiels du projet ;
  • Assurer la mise en œuvre du projet et son développement et collaborer avec les membres du Programme ;
  • Remplir à la demande expresse de terrain, toute activité conforme à son domaine de compétence,
  • Gérer les interactions journalières avec les acteurs et fournir des informations appropriées et à temps lorsque celles-ci sont requises ;
  • Développer et maintenir des relations fortes avec les collaborateurs de la recherche aux niveaux individuel et institutionnel ;
  • Faciliter la communication entre les équipes du projet à travers les réunions, les contacts réguliers et l’utilisation des outils de communication ;
  • Assurer les responsabilités de la direction en cas d’absence ou d’empêchement au bureau du Directeur.
  • Etre capable de travailler sous pression ;

Tâches du chargé de Suivi et Evaluation

 Faire la collecte des données et les analyses de contextes du projet ;

  • Faire le suivi des activités régulièrement,
  • Faire l’actualisation du contexte du projet ;
  • Appuyer la chargé de programme dans la production des modules de formation ;
  • Gérer la base des données de l’organisation ;
  • Faire l’archivage des documents de l’organisation ;
  • Collaborer avec d’autres services dans la mesure du possible ;
  • Développer en collaboration avec la direction, des outils appropriés pour faciliter le suivi du déroulement des activités des projets sur le terrain
  • Préparer les séances de formation prévues dans le projet avec le chargé de programme ;
  • Analyser les aspects visant la réussite du projet ainsi que la politique de l’organisation dans le développement de la communauté avec l’analyse, l’exécution et suivi-évaluation du projet ;
  • Aider le charger de Programme dans la définition des termes de référence des activités de formation des membres des antennes du BEST;
  • Elaborer les rapports de formation et le soumettre au chargé de programme pour approbation ;
  • Définir les indicateurs de progrès des formations dans différents projets ;
  • Définir les méthodes de formation avec le staff dirigeant du BEST;
  • Contribuer à l’élaboration du rapport final des projets ;
  • Contribuer à l’élaboration des projets ;
  • Conduire et Participer à l’évaluation à mi-parcours et finale des différents projets dans les filières,
  • Faire l’analyse des données collectées au cours d’une évaluation
  • Faire la capitalisation des progrès du projet
  • Collaborer avec les autres membres de l’exécutif ;
  • Participer aux réunions techniques du staff ;
  • Etre capable de travailler sous pression.

Tâches des animateurs / Superviseurs de terrain

  • Mobiliser les partenaires du BEST sur terrain ;
  • Superviser les activités de terrain ;
  • Faire les évaluations préliminaires avec les bénéficiaires des projets du BEST;
  • Animer certaines formations ;
  • Proposer les activités d’animations en prévisions des projets futurs ;
  • Etre capable de donner des initiatives innovantes pour le développement des activités de terrain en termes des stratégies de mise en œuvre des projets ou programme ;
  • Fournir les rapports auprès du chargé de Suivi et Evaluation

Tâches du Chargé d’administration et finance

  • Le Chargé d’Administration et Finance supervise et assure la gestion administrative, financière du BEST;
  • Participer aux réunions de gestion, aux formations et autres réunions,
  • Il contrôle et garantit que les activités de support respectent les procédures administratives internes et contractuelles.
  • Il mobilise les moyens matériels et financiers nécessaires à la bonne conduite du programme et à la réalisation des activités : il en est le responsable direct et supervise la gestion en concertation avec l’équipe projet. Il coordonne l’action de l’équipe de support,
  • Placé sous l’autorité hiérarchique de la direction, il est amené à accomplir notamment les tâches suivantes :

Trésorerie et comptabilité :

  • Superviser la tenue de la trésorerie et de la comptabilité et veiller au bon approvisionnement du compte et des caisses ;
  • Gérer les transferts et veiller à la sécurité des fonds en collaboration avec la direction ;
  • Elaborer les prévisions de trésorerie en collaboration avec le Directeur et/ou le chargé de programme ;
  • Superviser la tenue physique et la sécurité des caisses et coffres en collaboration les comptables du BEST;
  • Maintenir les comptes bancaires du BEST pour assurer la gestion efficace des fonds ;
  • Débourser les dépenses de trésorerie et collecter les documents financiers lies aux dépenses ;
  • Superviser la clôture mensuelle, la révision et l’intégration de la comptabilité en collaboration avec le Directeur ;
  • Assurer la bonne tenue de la comptabilité et l’intégrité de l’information comptable ;
  • Faire un rapport sur la gestion de l’inventaire y compris la dépréciation des biens capitaux du BEST;
  • Contrôler et faire le suivi des coûts de fonctionnement des activités du bureau de terrain.

Gestion administrative :

  • Vérifier tous les contrats des membres du staff et de terrain rédigés, sous la supervision du Directeur du BEST;
  • Assister avec la préparation des fiches de poste, placer les annonces de poste, mener ou assister les interviews, effectuer les enquêtes d’identité et sélectionner/recommander les candidats ;
  • Veiller à ce que les règles de Ressources Humaines du BEST soient conformes aux lois locales/nationales;
  • Gérer les questions de personnel telles que les références, les conflits; appliquer les procédures de discipline et les résiliations de contrat si c’est nécessaire ;
  • En consultation avec le chargé d’administration et finance sous la supervision du Directeur, approuver et suivre les demandes de congés et les absences ;
  • Etre le premier contact des employés et des organes lies aux Ressources Humaines tels que la Sécurité sociale, les institutions de pension, l’inspection du travail etc.
  • Server de lien entre la direction et les employés en traitant les questions, l’interprétation et l’administration des contrats et en aidant à résoudre les conflits lies au travail, Assister avec la préparation des contrats juridiques pour les employés et les entrepreneurs externes ;
  • Assurer le suivi administratif des locations, des sinistres et des contrats d’assurance.

Reporting :

  • Assurer et soumettre un reporting régulier des activités du BEST au superviseur de terrain et au Directeur ;
  • Faire remonter les dossiers d’achat du programme et la comptabilité clôturée à la direction, selon la périodicité établie.
  • Tenir au respecter les délais selon les besoins de bailleurs.

Tâches du/ des comptable/s

  • Gérer le budget annuel des programmes du BEST;
  • Fournir les rapports budgétaires mensuels au Directeur sous la supervision du chargé d’administration et finance, au conseil d’administration et de contrôle du BEST;
  • Fournir les rapports budgétaires annuel au chargé de finance ;
  • Préparer la paye mensuelle du personnel, les déductions réglementaires et autres paiements ;
  • Maintenir les relations de travail avec les fournisseurs de service externes et entrepreneurs du BEST;
  • Préparer avec le chargé d’administration et finance les opérations d’audits internes et externe du BEST;
  • Superviser la caisse, le secrétariat et la logistique ;
  • Participer aux réunions, formation et aux réunions de gestion du BEST;
  • Etre prêt à fournir l’état financier du BEST à chaque instant ;
  • Faire rapport des activités comptables journalier, hebdomadaires, mensuelles, trimestriel et annuelles au chargé d’administration et finance ;
  • Assure les travaux du chargé d’administration et finance en cas d’absence ou d’empêchement.

Tâches du logisticien

  • Gestion des stocks dans les différents dépôts du BEST;
  • Procédures de commandes ;
  • Veiller aux procédures de stockage ;
  • Veiller à la réception des marchandises ;
  • Faciliter les achats entre la caisse et les fournisseurs des services au BEST sous la supervision du comptable ;
  • Faire les analyses des prix du marché conformément aux prescrits dans le manuel de procédures du BEST ;
  • Faire les études des commandes en supervision avec le comptable ;
  • Sélectionner les fournisseurs des services ;
  • Faire rapport aux comptable et chargé d’administration et fiance du BEST;
  • Etre prêt à conduire en cas d’absence du ou des chauffeurs du/des véhicules du BEST.

Tâches du secrétaire caissier

  • Veiller à la gestion de la caisse au quotidien ;
  • Enregistre les écritures comptables dans les différents documents comptables ;
  • Faire le billetage journalier ;
  • Procéder aux achats en collaboration avec le comptable et la logistique ;
  • Payer mensuellement les membres du staff ;
  • Payer les entrepreneurs qui offrent les services au BEST;
  • Fournir les rapports au comptable ;
  • Réception des lettres et leur classement ;
  • Proposition des lettres et leur soumission au chargé d’administration et finance ;
  • Proposer les éléments de suivi des dossiers à l’administration publique au chargé d’administration et finance ;
  • Offrir les services demandés par différents membres du staff.

Tâches du chauffeur

  • Conduire les membres du personnel ;
  • Assurer le transport des partenaires du BEST;
  • Conduire les biens et matériels des projets ;
  • Assurer la sécurité des matériels et des personnes affectées aux projets ;
  • Informer la logistique des problèmes constatés ou pannes du ou des véhicules ;
  • Faire un rapport d’entretien du véhicule à la logistique.
  1. Chaîne de commandement

3.1. La Direction

La direction commande tout le staff du BEST. Pour faciliter le travail du (de la) Directeur(trice), elle dispose de deux services de commandement qui lui fait rapport de toutes les activités. Il s’agit du Chargé de Programme et du chargé d’Administration et Finance. Les deux services doivent travailler étroitement en collaboration avec le (la) Directeur (trice). Ils sont répondants directs à toutes les activités de terrain et administrative et financières de l’organisation.

Le (la) Directeur (trice) doit donner toutes les recommandations et directives de fonctionnement de l’organisation au chef de programme et au chef d’administration et fiance qui, à leur tour doivent communiquer avec les autres services.

Le (la) Directeur (trice) peut aussi communiquer directement avec le Chargé de Suivi et Evaluation si l’information n’est pas très pertinente.

 3.2. Le Chargé d’Administration et Finance

Le Chargé d’Administration et Finance est le responsable de l’administration et de tous les services de finance au sein de l’organisation. Il supervise les travaux de comptabilité, de caisse et tous les aspects logistiques de l’organisation. Il est donc supérieur hiérarchique des tous les comptables du BEST et les services de logistique. C’est lui qui commande ces services au sein de l’organisation et fait rapport à la Direction.

3.3. Le chargé de Programme

Le chargé de programme facilite le bon déroulement du programme. Il est le superviseur des toutes les activités de programmes du BEST à l’interne et à l’externe. Il travaille toujours sous la supervision du (de la) Directeur(trice), en étroite collaboration avec le Service de Suivi et Evaluation , les Antennes BEST et Département de la Communication et de la Recherche.

Il est donc le supérieur hiérarchique des antennes. Il joue aussi le rôle de superviseur hiérarchique du chauffeur sur terrain.

N.B. :

  • Les antennes commandent à son tour les animateurs et superviseurs de terrain ;
  • Le chef de département de Recherche et communication commande aussi les deux services ;
  • Les animateurs et superviseurs de terrain sont les supérieurs hiérarchiques des membres des Sous – antennes du BEST. Ils les commandent et leur donnent les directives visant la promotion du développement organisationnel du BEST et communiquent étroitement avec leurs responsables ;
  • Les comptables sont les supérieurs hiérarchiques des Secrétaires caissiers, des logisticiens, des chauffeurs et autres services d’appoints. Ils commandent ces services en se basant aux besoins des programmes et de la Direction
  1. Organigramme du Bureau de Direction du BEST
  1. Définition des Grades

Niveau 1

  • Gardien/Nettoyeurs

Niveau 2 :

  • Chauffeur
  • Mécanicien
  • Animateur

Niveau 3 :

  • Superviseurs de terrain
  • Logisticien
  • Secrétaire caissier

Niveau 4 :

  • Chargé de Recherche et communication
  • Chargé de Suivi et Evaluation
  • Comptables

Niveau 5 :

  • Chargé de programme
  • Chargé d’Administration et finance

Niveau 6 :

  • Directeur/ Directrice

Le niveau 6 est plus payant que le niveau 5, 5 payant que 4, 4 que 3, 3 que 2 et 2 que 1. Cela dit, la personne du niveau 6 a accès à toutes les informations des tous les niveaux tandis que un agent du niveau 2 ne peut pas nécessairement avoir accès au top d’informations du niveau 3 par exemple. Le secret de travail en dépend.

  1. Conclusion et recommandations

 Ce travail qui a pour but d’accroître la qualité de prestation des membres du bureau de direction ou staff dirigeant du BEST est à la fois un outil de recrutement et de gestion pour l’organisation.

Il sert de document de complément du manuel des procédures administratives et financières internes de l’organisation.

Dans la mise en œuvre des activités de l’organisation au quotidien, il est recommandé à la Direction, au programme et au service d’administration et finance de :

  • Organiser une réunion hebdomadaire avec tout le staff par le Directeur (jour de votre choix, de préférence au début) ;
  • Organiser une réunion avec les différents les chargé des services (Suivi et Evaluation, communication et recherche) par le chargé de programme ;
  • Organiser une réunion hebdomadaire avec les comptable, le secrétariat, la caisse à la fin de chaque semaine sur demande du chargé d’administration et finance ;
  • Evaluer l’état d’avancement des activités de l’organisation à chaque fois que le besoin se fait sentir ;
  • Tenir compte des compétences des uns et des autres dans chaque compartiment et services de l’organisation ;
  • Procéder à la spécialisation et/ou au Renforcement des capacités des membres de l’équipe exécutive dans la mesure du possible.

La rédaction de cet outil de gestion interne reste ouverte à tout point de vue visant à l’améliorer d’une manière ou d’une autre. Elle propose aussi au BEST si moyen il y a d’organiser un atelier d’échanges avec son staff pour l’appropriation de cet outil.

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Comments (2)

  • Jeanne Naminani Répondre

    Je viens de lire l’article avec beacoup d’intérêt, la structure de votre organisation est vraiment impécable. Merci

    18 octobre 2018 à 16 04 13 101310
  • AffiliateLabz Répondre

    Great content! Super high-quality! Keep it up! 🙂

    15 février 2020 à 23 11 58 02582

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